Prawidłowe przechowywanie i archiwizacja dokumentów to rzecz niezwykle istotna dla sprawnego funkcjonowania firmy. Co więcej, przechowywanie wygenerowanej dokumentacji przez ściśle określony czas jest prawnym obowiązkiem wszystkich podmiotów gospodarczych i jednostek administracji publicznej. Każda firma powinna zatem odpowiednio zorganizować i zabezpieczyć przechowywanie akt, uniemożliwiając do nich dostęp osobom nieupoważnionym.
Jakie dokumenty podlegają obowiązkowi przechowywania?
Przepisy prawa określają, jakie dokumenty należy obowiązkowo przechowywać. Dotyczy to dokumentacji księgowej i kadrowej, do której należą:
- księgi przychodów i rozchodów
- dokumenty podatkowe, w tym księgi podatkowe
- faktury kosztowe i sprzedażowe, paragony, wyciągi bankowe, potwierdzenia dokonania przelewu
- dokumentacja związana z posiadaniem kasy fiskalnej, w tym: kopie paragonów, raporty z kasy fiskalnej, książka serwisowa
- dokumentacja związana z ewidencją środków trwałych (np. akcesoria biurowe, meble, samochód)
- akta pracownicze (m.in. umowy o pracę, listy płac, karty wynagrodzeń).
Dokumentację podatkową przechowuje się przez 5 lat od zakończenia roku podatkowego, z kolei akta pracownicze należy archiwizować przez okres 50 lat po rozwiązaniu z pracownikiem stosunku pracy. Przechowywanie dokumentów, takich jak księgi rachunkowe, czy kopie dokumentów kasowych może odbywać się tylko w formie elektronicznej.
Przechowywanie dokumentów a ochrona danych osobowych
Od 25 maja 2018 r. w państwach członkowskich Unii Europejskiej obowiązuje Rozporządzenie Ogólne o Ochronie Danych Osobowych (RODO). Zgodnie z nim każdy podmiot gospodarczy, instytucja, czy organizacja musi posiadać system kontroli procesu przetwarzania takich danych i określić sposób ich przetwarzania. W tym celu należy stosować klauzule informacyjne dla osób, których dane osobowe są przetwarzane i określić grupę pracowników mających dostęp do tego rodzaju informacji. Co istotne, przechowywanie dokumentów z personaliami klientów powinno trwać wyłącznie przez czas niezbędny do wypełnienia celów, dla których takie dane zostały pozyskane.
Przechowywanie dokumentów przez firmę zewnętrzną
Z uwagi na to, że przechowywanie akt wymaga fachowej wiedzy, a w przypadku dużych przedsiębiorstw lub instytucji także znacznej powierzchni magazynowej, niektóre jednostki zlecają to zadanie wyspecjalizowanej firmie. Profesjonalna firma zewnętrzna gwarantuje najwyższe standardy jakości i bezpieczeństwa usług, dysponując certyfikowanym archiwum z nowoczesnym systemem zarządzania. Przechowywanie dokumentów odbywa się w halach wysokiego składowania, wyposażonych w system alarmowy i zlokalizowanych w obiektach mieszczących się na obszarach niezalewowych.
Klienci z miasta stołecznego Warszawa zainteresowani usługą, jaką jest przechowywanie i archiwizacja dokumentów, mogą skorzystać z oferty wielu specjalistycznych firm z tej branży, jak np. https://www.ekoakta.pl/uslugi/przechowywanie-dokumentow-i-akt-archiwum-zewnetrzne/