W przypadku księgowości archiwizowanie dokumentów obejmuje m.in. sprawozdania finansowe, dokumentacje związaną z prowadzeniem ksiąg rachunkowych, takich jak:
- inwentarz,
- księga główna
- księgi pomocnicze,
- deklaracje podatkowe,
- czy dokumenty źródłowe.
Archiwizacja dokumentów może następować w różnym czasie w zależności od rodzaju dokumentów. Zdecydowana większość dokumentów księgowych, wśród których można wymienić m.in. księgi rachunkowe, czy dokumenty inwentarzowe powinno trwać co najmniej 5 lat. Z kolei dokumentacja dotycząca wynagrodzeń pracowniczych powinna być przechowywana znacznie dłużej, bo aż 10 lat.
Archiwizacja dokumentacji medycznej – o czym warto pamiętać?
Archiwizowanie dokumentów medycznych w zdecydowanej większości przypadków może mieć miejsce po 20 latach od momentu roku, w którym rozpoczęto ich przechowywanie i przestano je uzupełniać. O połowę krótszy okres przechowywanie dotyczy zdjęć rentgenowskich. Z kolei dokumentacja dotycząca śmierci pacjentów w wyniku zatrucia lub uszkodzeń ciała powinna być przechowywana aż 30 lat. Archiwizacja dokumentów medycznych ma zostać przeprowadzona w takich sposób, by personalne informacje dotyczące pacjenta oraz jego zdrowia nie mogły zostać zidentyfikowane.
Archiwizacja dokumentów firmowych – najważniejsze informacje
Archiwizacja dokumentów firmowych dotyczy zarówno dokumentacji prowadzonej w formie papierowej, jak i elektronicznej. To na samej firmie spoczywa obowiązek i odpowiedzialność dotycząca należytej ochrony dokumentów zarówno personalnych, jak i księgowych. Przed poddaniem dokumentów procesowi archiwizacji firma musi zadbać również o odpowiednie przechowywanie. Ważne są takie kwestie jak poufność, bezpieczeństwo, a także bezproblemowa dostępność na upoważnionych osób. Archiwizowanie dokumentów również powinno przebiegać z dbałością o odpowiednie reguły. Z tego względu warto skorzystać z profesjonalnych usług firmy zewnętrznej w tym zakresie. W tym celu warto odwiedzić m.in. adres https://www.destroy.pl/.
Usługa archiwizowania dokumentów
Wybierając właściwą firmę zajmującą się profesjonalną archiwizacją dokumentów, należy zwrócić uwagę na takie kwestie, jak doświadczenie, zadowolenie ze strony innych klientów, a także posiadane przez przedsiębiorstwo referencje. Ważnym aspektem tego rodzaju współpracy jest dbałość firmy o stosowanie się do standardów bezpieczeństwa. Dzięki wybraniu odpowiedniej usługi firma może liczyć na korzystną cenę, a zarazem, ochronę danych, dyskrecje, jak i wydajność.