Na czym polega poprawne niszczenie dokumentacji? Z tym pytaniem boryka się wiele osób, które odpowiadają za przechowywanie dokumentacji oraz jej niszczenie na przykład, gdy straci ona swoją ważność. Nic dziwnego, źle zniszczona dokumentacja może wpaść w niepowołane ręce, a to może się wiązać z ogromnymi karami finansowymi związanymi między innymi z naruszeniem przepisów dotyczących RODO. Przyjrzyjmy się więc wspólnie, jak należy odpowiednio zadbać o niszczenie dokumentacji.
Profesjonalizm to podstawa
Jeżeli nie wiemy jak odpowiednio zniszczyć dokumentację, to nie róbmy tego sami, a zlećmy to profesjonalistom. Jest to ważne, ponieważ:
- inaczej niszczy się akty papierowe, które wystarczy wrzucić do niszczarki lub spalić w specjalnym piecu, a inaczej dokumentację znajdującą się na nośnikach elektronicznych,
- nie mogą „wypłynąć” absolutnie żadne dane o szczególnym znaczeniu.
W przypadku nośników elektronicznych, takich jak chociażby dyski twarde najlepszą metodą jest ich fizyczne zniszczenie, w innych przypadkach niszczenie dokumentacji znajdującej się na nich może okazać się nieskuteczne.
Czym cechuje się profesjonalna firma oferująca niszczenie akt?
Jeżeli chodzi o profesjonalne niszczenie dokumentacji, to firma tym zajmująca powinna po pierwsze samodzielnie zabrać, oraz zabezpieczyć na czas niszczenia ową dokumentację. Jest to szczególnie ważne, jeżeli chodzi o niszczenie dokumentacji medycznej, gdyż w jej przypadku dochodzą przepisy o tajemnicy zawodowej lekarza. Ponadto firma oferująca niszczenie dokumentów powinna mieć odpowiednie certyfikaty takie jak między innymi ISO 21964 oraz wystawić za całą usługę fakturę.
W przeciwnym razie nie ma pewności, że nasza dokumentacja będzie zniszczona w prawidłowy sposób, a co za tym idzie, nie wpadnie w niepowołane ręce, narażając nas na kary finansowe oraz utratę reputacji. Dlatego, jeżeli firma nie posiada odpowiednich certyfikatów, to bezpieczniej dla nas będzie poszukać takiej firmy, która je posiada.
Podsumowanie
Niszczenie dokumentacji wbrew powszechnej opinii nie jest takie proste, jak mogłoby się to wydawać. Dlatego też, jeżeli nie wiemy jak prawidłowo się za to zabrać, to lepszym rozwiązaniem będzie zlecenie tego profesjonalistom. Dzięki temu nie narażamy się na różne przykre konsekwencje. Jest to szczególnie ważne w kontekście ochrony danych osobowych, gdyż obecnie wiele nieuczciwie działających podmiotów po prostu czeka na okazję, aby zdobyć tego typu informacje. Nie warto więc ryzykować samodzielnym niszczeniem wrażliwej dokumentacji.