Digitalizacja współczesnych czasów nie ogranicza się jedynie do użytku prywatnego. To również ciekawy sposób na to, aby wzbogacić oraz ułatwić funkcjonowanie każdej firmy. Jakie wówczas niesie o nas tego korzyści? Specjaliści przedstawiają.
Czym właściwie jest skanowanie dokumentacji?
Skanowanie dokumentacji to nic innego, jak wspomniana wcześniej digitalizacja. Opiera się ona na zamianie tradycyjnych ręcznych umów na te cyfrowe. Są one po prostu jej skanem, czyi wysokiej rozdzielczości fotografią.
Taki proces sprawia, że można przetworzyć tradycyjne papierowe umowy na cyfrową wersję oraz zapisać ją bezpośrednio w pamięci komputera. Działa to również na każdym nośniku cyfrowym, takim jak płyta CD, pendrive oraz karta pamięci.
Skanowanie dokumentacji i lepsza organizacja
Skanowanie dokumentacji to przede wszystkim lepsza organizacja. Wpływa na to przede wszystkim możliwość zapisywania oraz nazywania określonych umów w taki sposób, aby szybko i skutecznie można było je wyszukać. Dzięki temu nie trzeba spędzać kilku godzin na odnalezieniu papierowej wersji umowy.
Skanowanie i digitalizacja dokumentów przyśpiesza tym samym przesyłanie kopii najważniejszych rachunków i nie tylko do wglądu przez urzędy.
Skanowanie dokumentacji i ich bezpieczeństwo
Usługi skanowania dokumentów to także specjalistyczna forma zabezpieczania ich treści. Są one chronione między innymi przed atakiem hakerów. Odbywa się to między innymi za pośrednictwem specjalistycznych kodów oraz haseł.
Dzięki temu żadna osoba nie ma do nich dostępu bez odpowiedniej wiedzy. Zawsze należy o tym pamiętać, aby uchronić się przed wyciekiem wrażliwych danych.
Skanowanie dokumentacji – jak ją przeprowadzić?
Skanowanie i digitalizacja dokumentów to usługi, które powinny być zawsze przeprowadzone przez zewnętrzne firmy, które zajmują się archiwizowaniem. W ten sposób przedsiębiorca może wykonać cały ten proces sprawnie oraz zgodnie z procedurami prawnymi. Zyskuje on również profesjonalną opiekę. Takie usługi w internecie oferuje m.in. firma ProArchiv.